#Råd fra eksperterne

Inkasso: Strategier, du skal bruge for at beskytte dig mod ubetalte fakturaer

I dagens økonomiske klima kan selv én ubetalt faktura skabe store udfordringer for en virksomhed. Det kan true pengestrømmen og i værste fald virksomhedens eksistens. Derfor er inkasso ikke bare en sidste udvej - det er et strategisk værktøj til at beskytte din virksomhed mod betalingsforsinkelser og insolvens. Her er vores bedste tips til, hvordan du håndterer ubetalte tilgodehavender, før de bliver til tab.

Længere kredittider, hyppigere betalingsforsinkelser og stigende mængder af ubetalte fakturaer. At give kredit er stadig almindelig praksis i de fleste lande rundt om i verden. Og det er der gode grunde til: B2B-kredit er den vigtigste kilde til handelsfinansiering. I dag oplever 85 % af alle virksomheder ubetalte fakturaer, uanset størrelse eller branche. Misligholdte betalinger er årsag til 25 % af alle konkurser og kan have en betydelig indvirkning på cash flow, resultater og forretningsudvikling. Alle disse faktorer gør inkasso til et strategisk værktøj til at beskytte din virksomhed.

 

Automatiser betalingspåmindelser

Det er en af de enkleste og mest overkommelige foranstaltninger, man kan træffe. Det er enkelt: Bare gør det til en vane. Før en faktura forfalder, skal du sende din kunde en påmindelse via telefon eller e-mail. Nogle gange er en enkelt påmindelse nok til at udløse betaling.

Det er også en måde at opbygge et forhold til køberen på og komme eventuelle forglemmelser fra deres side i forkøbet. Regelmæssig opfølgning minder kunderne om deres forpligtelser og sikrer en åben kommunikation.

understreger Joanne Jarre, chef for inkasso hos Coface France.

 

Disse påmindelser er vigtige, fordi de:

  • Giver indsigt i skyldnerens økonomiske situation: Hvis en skyldner beder om betalingsudsættelse, kan det tyde på, at vedkommende har økonomiske problemer, og at du måske bør være mere proaktiv i forhold til inkasso og betalingsopfølgning.
  • Afdækker eventuelle fejl eller uoverensstemmelser: Det giver dig mulighed for at løse dem hurtigt, før det udvikler sig til en konflikt, og sikre betaling af gælden så hurtigt som muligt.

 

Proaktiv ledelse og handlekraft - nøglen til succes

Selv i den mindelige fase er hurtig handling og handlekraft nøglen til succesfuld inkasso! Hver dag tæller, så vent ikke med at handle: Når en faktura forfalder, bør du straks starte inkassoproceduren.

Undgå at stole blindt på gode relationer, da det kan føre til endnu længere betalingsforsinkelser. Uden at bringe det kommercielle partnerskab i fare er målet at være årvågen på dette område og så vidt muligt foregribe ubetalte fakturaer og betalingsforsinkelser.

analyserer Joanne Jarre.

 

Følg op på dine debitorer

Selv om en kunde har skyldt dig penge i måneder eller endda år, betyder det ikke, at han ikke kan betale dig i løbet af et par dage! Hold regelmæssig kontakt - helst med korte, hyppige opdateringer. Ring til dine debitorer for at tjekke, hvordan deres situation udvikler sig, og om de betaler deres gæld. Vær forstående, men tydelig omkring dine forventninger.

Lige nu har din debitor måske ikke det nødvendige cash flow, men han kan meget vel modtage betalinger i løbet af de næste par dage, så han kan betale sin udestående gæld. Ved at holde dig opdateret er dit mål at være den første kreditor, der modtager betaling fra skyldneren, så snart de nødvendige midler er til rådighed.

analyserer Joanne Jarre.

 

Samarbejd internt og tilbyd løsninger!

I den mindelige fase kan du søge støtte internt i virksomheden, f.eks. ved at involvere den sælger, der er ansvarlig for debitoren.

Det kan være nyttigt, fordi sælgeren kan have en anden indsigt i kunden og dennes prioriteter, hvilket hjælper dig med at identificere de personer, der er ansvarlige for leverandørbetalinger.

Joanne Jarre forklarer.

 

Du kan også overveje andre forhandlingsstrategier:

  • Ny ordre vs. gammel gæld: Brug nye ordrer fra debitor til at sikre betaling af gammel gæld.
  • Betalingsaftaler: Tilbyd skyldneren en aftale og en betalingsplan for at sikre en mindelig løsning og betaling.

 

Undervurder ikke dokumentation

Dokumentation er ofte en overset del af inkassoprocessen, men den er afgørende. Især fordi en inkassosag ikke kun handler om fakturaer. Leveringsbekræftelser og bevis på udført arbejde er afgørende for succesfuld inkasso for at sikre korrekt dokumentation.

Disse elementer er ekstremt vigtige for at bevise gældens gyldighed og foregribe eventuelle tvister om den service, som skyldneren har ydet. På længere sigt, og i tilfælde af forenklet fuldbyrdelse, er der meget større sandsynlighed for, at en veldokumenteret sag vil resultere i en hurtigere fuldbyrdelse af dommen.

Joanne Jarre påpeger det.

 

Vær formel, når det er nødvendigt

Hvis kunden ikke reagerer på dine uformelle henvendelser, bør du sende et inkassovarsel. Angiv, at du vil indlede en forligsklage eller anmode om udlæg via fogeden, hvis fakturaerne ikke betales inden for en bestemt periode, og angiv morarenten.

Formelle varslingsbreve som disse har stor indflydelse på resultatet af inkassoprocessen. Disse officielle dokumenter minder kunden om deres forpligtelser og viser, at du mener det alvorligt. Hvis du stadig ikke modtager betaling for fakturaen, er der andre muligheder, f.eks. en forudgående meddelelse, en betalingspåmindelse, simpel tvangsfuldbyrdelse via fogeden eller en forligsklage (eller en stævning til byretten, hvis det er nødvendigt). Dette er normalt meget effektivt.

Formaliser altid al kontakt med debitor skriftligt. I tilfælde af en retssag kan beviser fremlægges på alle måder: Selv en e-mail kan accepteres i en retssag om inddrivelse af gæld.

siger Joanne Jarre.

 

Vores bedste råd: Overlad inkasso til en ekspert

Som du kan se, kan intern inkasso være kedelig, tidskrævende og involvere en masse procedurer og formaliteter - uden nogen garanti for succes. Og jo ældre gælden er, jo mindre sandsynligt er det, at du kan inddrive den.

Som førende inden for kreditrisikostyring forbedrer vores inkassotjenester dine chancer for at blive betalt betydeligt. Vores 200 lokale eksperter og 250 juridiske partnere inddriver ubetalte tilgodehavender i 190 lande. Baseret på et indgående kendskab til lokale markeder, lovgivning og betalingsadfærd prioriterer vi mindelige løsninger. En ekstra bonus er, at du bevarer dit forhold til kunden og kun betaler, når vi har succes.

 

Oplev vores inkassoservice, og kontakt vores eksperternu.