Hvad er digital signatur ?
Digital Signatur er den officielle danske standard for elektronisk underskrift. Løsningen drives af DanID A/S, der er et 100% ejet datterselskab af PBS A/S, som driver dankort-systemet.
Hvorfor er digital signatur en fordel for mig ?
Digital signatur kan gøre samarbejdet mellem virksomheder enklere, når manuelle arbejdsgange erstattes eller forbedres. Det unikke ved digital signatur er, at den er lige så juridisk gyldig som en underskrift med kuglepen og papir. Signaturen giver mulighed for at løse opgaver hurtigere og nemmere, når man kan samarbejde elektronisk med samme gyldighed, som ved at sende papir til hinanden.
Digital signatur kan bruges på alle hjemmesider, der er forberedt for signaturen. Dermed slipper man for at huske på en adgangskode til hver enkelt hjemmeside. Hos Coface understøtter CF Online brug af digital signatur for såvel vores kunder som vores kunders kunder.
Hvordan bruger jeg signaturen hos Coface ?
Som kunde hos Coface kan du bruge signaturen til at få een samlet adgang til samtlige dine factoring-engagementer hos os. Desuden får du mulighed for elektronisk at håndtere dokumenter, som normalt kræver en traditionel underskrift.
Hvis du er kunde hos en leverandør, der har et factoringsamarbejde med Coface (=du er kunde/debitor hos en af vore kunder) giver digital signatur dig mulighed for at få et samlet overblik over dine konti hos os. Det er især en fordel, hvis du handler med flere leverandører, der er kunder hos os. Det er også en fordel for dig, hvis du administrerer handel for flere afdelinger af samme juridiske enhed - f.eks. for medarbejdere i en kommune, der arbejder med mange institutioner under den samme myndighed.
Hvem har behov for en digital signatur ?
Det vil være naturligt at forsyne de administrative medarbejdere, som i dag underskriver med kuglepen på virksomhedens vegne, med en signatur.
Jeg har digital signatur i forvejen – kan jeg bruge den ?
Du skal bruge en digital signatur, som identificerer dig som medarbejder i den virksomhed, som du arbejder i. Signaturen skal altså være tilknyttet virksomhedens CVR-nummer.
Din eventuelle private digitale signatur (knyttet til dit CPR-nummer) kan ikke benyttes, da den identificerer dig som privatperson og ikke som repræsentant for din virksomhed.
Hvordan benytter jeg digital signatur på CF Online ?
Du kan benytte digital signatur som erstatning til dit eksisterende bruger-id til CF Online. Når digital signatur er installeret, skal den knyttes til de nuværende adgangskoder på CF Online.
Når den digitale signatur er knyttet til et eller flere nuværende bruger-id, kan digital signatur bruges til at logge på CF Online. Det er især en fordel for de kunder, der har behov for én samlet adgang til flere factoring-engagementer hos Coface.
Desuden kan digital signatur benyttes til at gøre traditionelt papirbaserede arbejdsgange i et factoringsamarbejde enklere. Kontakt din kunderådgiver for en snak om mulighederne.
Er der krav om brug af digital signatur ?
Nej, det er helt frivilligt at benytte digital signatur. Men der er betydelige praktiske fordele forbundet med at gøre samarbejdet med Coface så elektronisk som muligt.
Hvordan virker digital signatur i praksis ?
Helt konkret består en digital signatur af en lille fil, som placeres på brugerens computer, og som sammen med et selvvalgt kodeord gør det muligt at ”underskrive” elektronisk.
Sådan anskaffer du en digital signatur
Da en ”underskrift” med digital signatur er lige så juridisk gyldig som en traditionel underskrift, er det nødvendigt at virksomhedens øverste tegningsbettigede leder bliver involveret og godkender en lokal administrator af virksomhedens digitale signatur(er). Den lokale administrator kan efterfølgende oprette, ændre og nedlægge brugere af virksomhedens digitale signatur.
Der findes flere undertyper af digital signatur, vi anbefaler typen ”medarbejdersignatur - LRA minimal”, som er gratis for indtil 10 brugere i virksomheden.
I praksis er forløbet således:
- Digital signatur bestilles direkte hos DanID. Den præcise opbygning af skærmbillederne ændres med mellemrum, så vi kan desværre ikke gengive dem her
- Virksomhedens CVR-nummer indtastes – herefter hentes navne- og adresseoplysninger automatisk fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Hvis din virksomhed i forvejen har en digital signatur får du mulighed for at kontakte din lokale administrator af virksomhedens digitale signatur. Administratoren kan så oprette som signaturbruger i virksomheden
- Udfyld navnet og email-adressen på den medarbejder, som skal være virksomhedens lokale administrator. Dette vil typisk være en IT-medarbejder eller en økonomimedarbejder
- Angiv den tegningsberettigede leder, som skal godkende oprettelsen af virksomhedens digitale signatur. Det vil typisk være virksomhedens øverste direktør
- Du får nu mulighed for at udskrive et underskriftsark, som du skal give til den tegningsberettigede leder. Lederen skal derefter returnere arket til DanID i underskrevet stand pr. fax eller post
- Systemet genererer desuden et PIN-kode brev, som sendes pr. post til den tegningsberettigede leder. Koden skal bruges til at aktivere den digitale signatur, så det er hensigtsmæssigt, at lederen efter modtagelse giver brevet videre til den lokale administrator
- Når DanID har registreret underskriftsarket genereres automatisk en mail til den lokale administrator, som ud fra denne mail og PIN-koden fra den tegningsberettigede leder kan tage signaturen i brug og oprette brugere.
- Når der er oprettet brugere af den digitale signatur, skal brugerne knytte signaturen til de nuværende adgangskoder til CF Online